TRANSFERT
La réussite d’un transfert repose sur quatre étapes :
Une analyse précise de l’existant en termes d’inventaires, de fonctionnalité de l’entreprise et de fonctionnalité des bâtiments
Une organisation pertinente autour d’un scénario efficace et une planification précise
La consultation des entreprises au travers d’un cahier des charges et une analyse des offres détaillés
Une préparation et un pilotage de transfert sécurisant l’ensemble des actions
L’analyse de l’existant est la première étape du projet de transfert. Nous débutons toujours notre intervention par une réunion de lancement à laquelle participent tous les acteurs internes de l’entreprise à transférer, et les chefs de projet d’Acteasy qui participeront au projet. Lors de ce premier contact, nous exposons les grandes lignes de la méthodologie d’intervention.
Pendant cette phase d’analyse, nous effectuons une visite des sites concernés et nous recueillons tous les documents existants au sein de l’entreprise de manière à connaître le plus précisément les modes de fonctionnement internes.
Inventaires des biens et équipements.
La phase d’analyse est complétée par la réalisation des inventaires. Les éléments suivants sont pris en compte :
Mobiliers
Linéaires de documents
Equipements informatiques et téléphoniques
Equipements spécifiques
Cet inventaire sert ensuite de base dans le calcul des volumes à transférer.
Analyse des contraintes
Nous identifions et listons toutes les contraintes liées :
A l’environnement des bâtiments
Aux bâtiments eux-mêmes
Aux équipements de travail
Aux différents intervenants pouvant être présents dans les locaux lors du transfert
L’organisation du transfert repose toujours sur une concertation étroite avec l’équipe projet. Des réunions organisées au préalable avec les différents interlocuteurs permettent de faire ressortir les points sensibles et critiques du transfert. Ces informations croisées avec les analyses faites au début du projet servent de base à l’élaboration des scénarii.
Elaboration des scénarii de transfert.
Autour d’une réflexion globale sur l’organisation à mettre en œuvre entre le site de départ et le site d’arrivée, nous établirons les différents scénarii de réalisation des déménagements :
Scénario de transfert des équipements de travail
Scénario de transfert des équipements informatiques
Scénario de transfert des archives
L’élaboration des scénarii a pour objectif :
De perturber le moins possible l’organisation du travail avant et pendant l’opération
De limiter les risques dans le redémarrage des activités
Organisation des opérations de transfert.
L’organisation des opérations de transfert se base sur les éléments à transférer, et sur les scénarii retenus.
Nous réalisons alors les procédures afférentes au déménagement:
Procédures d’arrêt d’activité
Procédures de repérage des biens transférés
Procédures d’emballage et conditionnement des biens
Procédures de déménagement des biens tertiaires, des archives, des équipements spécifiques, etc,….
Elaboration et réalisation du planning général du projet.
Le planning général du projet est établi en fonction des scénarii retenus. Il peut intégrer les travaux nécessaires à l’aménagement des locaux, la mise en place des installations préalables, les études d’organisations du transfert, la consultation, le redémarrage de l’activité, la libération des locaux actuels et leurs travaux éventuels de remise à niveau, etc.,….
Ce planning intègre les principales opérations de déménagement par local, par service, et par priorité. Ce document peut être joint au cahier des charges transfert.
Réalisation des plannings détaillés des déménagements.
Les plannings détaillés prennent en compte les actions préalables aux déménagements et les opérations de déménagements. Ils permettent de tracer les chemins critiques et de vérifier la faisabilité, l’enchaînement des actions et de préciser aux acteurs les plages d’intervention de chaque poste.
Ces plannings seront ajustés avec la société titulaire du marché et feront partie des documents contractuels.
Nous pouvons vous apporter notre assistance dans la rédaction des cahiers des charges et les lancements d’appels d’offres. Nous pouvons organiser les consultations pour :
Les transferts tertiaires
Les transferts informatiques et téléphoniques.
Rédaction du DCE (Dossier de Consultation des Entreprises)
Ce dossier comprendra :
Le cahier des charges intégrant les quantitatifs, les plannings, le descriptif de la mission, le plan d’organisation générale
Le bordereau de prix
Tous les documents complémentaires nécessaires à la consultation
Lancement des consultations
Le lancement des consultations s’articule autour de trois grands points :
Sélection des entreprises en fonction de leurs capacités à réaliser l’opération
Lancement des appels offres : remise du dossier, pilotage d’une réunion de présentation du projet, visite des locaux
Réception des offres et ouverture des plis
Analyse des offres
L’analyse des offres des opérateurs transferts est réalisée selon les étapes suivantes :
Réalisation d’un rapport de synthèse comparant les différentes offres
Organisation de réunions avec chacune des entreprises sélectionnées pour validation de la qualité et de la conformité de leur proposition
Aide au choix et à la rédaction des marchés
Préparation du transfert
Six étapes sont intournables dans la préparation du transfert:
Préparation technique des opérations conjointement avec les opérateurs retenus : organisation des rotations de transport et de stationnement des véhicules – organisation et mise en place des moyens de manutention.
Analyse de l’avancement des travaux du site d’arrivée pour validation des plannings
Gestion des risques relatifs à des situations accidentelle, inattendues et préjudiciables
Engagement des actions correctives
Préparation des ordres de service
Mise en place des procédures
Plan de sécurité
Un plan de sécurité sera mis en place. Il permettra de définir précisément les flux à respecter entre le personnel résidant, les opérateurs déménagement et éventuellement les entreprises chargées des travaux de rénovation des locaux encore présentes dans les locaux.
Tâches administratives
Nous assurons le contrôle des assurances de chaque intervenant.
Lancement des opérations, pilotage du transfert
Avant la signature de leurs Ordres de Services, les opérateurs sont informés des directives à suivre impérativement pour le bon déroulement de l’opération. Un contrôle du respect des ces
Consignes sera effectué tout au long du déménagement.
Durant le transfert, nous coordonnons les différents intervenants et assurons la bonne réalisation des tâches.
Le pilotage du transfert s’achève avec la réception des déménagements.
Gestion de l’après déménagement
L’après-déménagement est également une phase importante du projet. Nous menons les actions suivantes pour achever notre prestation :
Ajuster les installations pour les rendre totalement opérationnelle : mise en place d’une cellule post-déménagement du type « Hot Line »
Bilan des opérations et actions correctives
Assister le MO pendant les phases de réception
Suivi des levées des réserves éventuelles
